Le flex office, une bonne idée?

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La montée en puissance du télétravail a mis au jour un problème pourtant pas si récent : la sous-utilisation des bureaux individuels. Pour certains dirigeants en quête de solutions, la réponse se trouverait du côté du flex office – ou bureau nomade. Mais si cette nouvelle approche gagne de plus en plus de traction, son impact pourrait être moins positif que promis. Le flex office est-il donc un eldorado ou une fausse bonne idée?

Dans cet article, nous vous présenterons en quoi consiste cette approche, ses avantages et inconvénients, et ses conséquences sur l’ergonomie.

Le flex office, c’est quoi?

La plupart des experts s’entendent sur la définition suivante : le flex office est un espace de travail ouvert dans lequel les employés se déplacent en fonction de leurs tâches. Exit alors les bureaux assignés où l’on reste toute la journée : chacun peut choisir le poste de travail qui lui convient à un moment précis. À condition, bien sûr, qu’il soit disponible!

En réduisant le nombre de bureaux à environ 7 pour 10 travailleurs, cette approche permet de maximiser leur utilisation. Elle est d’ailleurs très bien adaptée au télétravail qui, autrement, laisserait plusieurs bureaux vacants. Les entreprises qui offrent des horaires flexibles et d’autres ententes de travail flexible s’accommodent aussi bien de l’approche flex office.

Un système de réservation de postes de travail devient toutefois nécessaire pour éviter de dépasser la capacité des bureaux.

Concrètement, à quoi ça ressemble?

Le flex office permet une grande diversité dans les configurations d’espaces de travail. Chacune encourage les rencontres interéquipes tout en offrant des espaces calmes qui favorisent la concentration. Les employés n'ont pas de poste assigné, mais choisissent plutôt un espace de travail en fonction des tâches à effectuer – c’est pourquoi on appelle parfois cette approche « milieu de travail axé sur les activités ».

Ces espaces peuvent correspondre à :

  • des aires communes
  • des postes de travail temporaires
  • des zones d’isolement fermées
  • des cellules délimitées par des cloisons temporaires
  • des salles de conférences

Plusieurs types de configurations existent sous la bannière flex office. Voici les principales.

Aire ouverte zonée (zoned open plan)

Contrairement à l’aire ouverte traditionnelle avec ses grands espaces sans cloisons, l’aire ouverte zonée propose des espaces de travail et de collaboration séparés. Si les bureaux sont rassemblés dans l’aire ouverte pour favoriser le travail d’équipe, le travail individuel n’est pas totalement en reste. En effet, les travailleurs peuvent se retirer dans de petites cabines insonorisées pour effectuer des tâches demandant une plus grande concentration.

Pour contrôler le bruit et diminuer le stress qui y est associé, les espaces ouverts accueillent un maximum de 40 personnes dans ce modèle.

Bureau partagé (combi office)

Cette configuration propose un partage de l’espace et des équipements. Sans exiger de bureaux ouverts ou fermés, elle met plutôt l’accent sur des zones communes pour échanger et prendre les repas – en général, au centre de l’espace. Des zones de rangement dans l’aire commune permettent des cellules ou des bureaux plus petits.

Dans ce modèle, les postes de travail comme les équipements ne sont jamais assignés à une seule personne ou équipe.

Bureaux d’équipes (team, shared ou group office)

Il s’agit de bureaux fermés de part et d’autre d’un espace ouvert central. Chaque bureau accueille une équipe de 2 à 6 personnes. L’idée est de limiter le bruit et les distractions tout en favorisant la collaboration. Dans l’espace ouvert central, on retrouve des aires de repos, un lounge, une cafétéria ou d’autres zones d’activités.

Pourquoi de plus en plus d’entreprises choisissent-elles le flex office?

L’argument principal en faveur de cette approche est qu’elle augmente la collaboration des travailleurs tout en diminuant les coûts.​ En effet, le modèle flex office permet de diminuer environ de moitié le besoin d’espace – et donc d’économiser sur le loyer et le mobilier de bureau. Il faut en revanche prévoir un système de réservation de postes de travail, car ils sont partagés entre plusieurs employés.

Un autre point positif de ce modèle est qu’il donne l’occasion aux travailleurs de choisir leur mode de travail. Et ce, autant en matière d’horaire que de lieu physique. Chaque employé peut donc travailler au moment et à l’endroit de son choix, en fonction de ses tâches. Une flexibilité censée augmenter la satisfaction du personnel (du moins, en théorie).

Autrement dit, le flex office serait en quelque sorte un compromis entre le bureau fermé (idéal pour l’intimité et la concentration) et l’aire ouverte (idéale pour la collaboration et les échanges).

Enfin, le flex office favoriserait le mouvement entre différentes zones à l’intérieur de l’espace de travail. On peut donc imaginer que cette approche augmente l’activité physique chez les travailleurs.

Quel impact sur l’ergonomie?

Pour rappel, l’ergonomie vise à adapter le travail aux êtres humains. Et ce, pour favoriser leur confort, leur santé et leur productivité. Un espace de travail est donc ergonomique s’il est compatible avec les besoins, les capacités et les limites des personnes.

Or, les premières études sur les aménagements de type flex office suggèrent des impacts neutres – voire négatifs – sur l’ergonomie :

  • baisse de confort et de satisfaction chez les employés
  • hausse des absences maladie
  • performance diminuée ou neutre
  • etc.

Ces piètres résultats semblent en partie liés au bruit et aux distractions que l’on retrouve dans les espaces ouverts ou semi-fermés. Mais aussi, à la proximité entre les travailleurs, qui peut favoriser la transmission de virus et de bactéries. Même le partage d’équipement dans les flex office pose un risque accru de contagion, car les postes de travail sont rarement désinfectés entre chaque utilisation.

Le risque de blessure professionnelle est aussi plus grand dans un contexte de partage des équipements. Pour les prévenir, les équipements de travail doivent être ajustés à la morphologie de l’employé à chaque utilisation. Pas si simple quand tous se déplacent d’un poste à l’autre plusieurs fois durant la journée! L’approvisionnement en mobilier devient aussi plus complexe, car chaque équipement doit pouvoir convenir à 95 % des employés. À titre d’exemple, la hauteur de la plupart des chaises standard ne convient même pas au 50e centile des femmes…

Pour mettre toutes les chances de son côté en matière d’ergonomie

Si le flex office vous fait de l’œil malgré tout, certaines actions peuvent vous aider à préserver l’ergonomie de vos espaces.

D’abord, il vaut mieux faire appel à un fournisseur spécialisé pour vous approvisionner en équipements. Il pourra vous recommander du mobilier hautement ajustable et, dans certains cas, des créations sur mesure. Ainsi, la très grande majorité de vos employés y trouveront leur compte.

De plus, prévoyez du temps supplémentaire pour que les employés puissent s’installer à chaque changement de poste de travail. Pensez aussi à les former sur la façon d’ajuster les équipements à leur morphologie.

Le flex office est-il pour vous?

La meilleure façon de le savoir est d’impliquer vos employés dans l’aménagement de leurs espaces de travail. Non seulement cela vous permet-il de cibler la configuration optimale pour leurs besoins, c’est aussi une bonne façon de les amener à accepter le changement. Il faut garder en tête que le simple fait de changer de poste de travail tous les jours peut être un important facteur de stress pour certains. En les impliquant dans le processus et en les gardant informés, vous aurez de bonnes chances de réussir la transition.

Souvenez-vous toutefois que l’aménagement flex office comporte plusieurs risques. Il vaut donc mieux y réfléchir de façon structurée avant de prendre une décision. Des professionnels de l’ergonomie peuvent vous aider à y voir plus clair. Puis, à mettre en œuvre la configuration que vous aurez choisie.

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